The Ministry of Treasure was created with the legislation on creating Provisional Government of the Republic of Poland from December 21st, 1944. Competencies of the Ministry encompasses all affairs ...of the state treasure and financial politics, taxes, customs, budget, as well as credits, monetary issues, flotation issues, control over banks, insurance and assurance companies. As a result of law from March 7th, 1950 the office was transformed into the Ministry of Finance. Activity of the classified records office between 1945 and 1950 was regulated by four succeeding instructions, but they all were based on one system of managing records. The primary office register was a journal of classified cases – a typical office register, where all classified documents getting into or out of the office, were registered with subsequent Arabic numbers, starting with 1 for each year. Between 1945 and 1950 records of classified cases were stored according to their number in the journal of classified cases. From the point of view of history of records and bureaucracy, this system can be called an office system based on journal registers. This kind of processing classified records was, in that time, generally applicable for all state administration. This system was grounded in the mid-war period classified records offices and it is still used in this day.
Ministerstwo Skarbu powołane zostało do życia ustawą z 31 XII 1944 r. o powołaniu Rządu Tymczasowego Rzeczypospolitej Polskiej. Jego zakres kompetencji obejmował całokształt spraw skarbowości ...państwowej oraz polityki finansowej państwa, podatków, ceł, budżetu, także kwestii kredytowych, monetarnych i emisyjnych oraz nadzoru nad bankami, zakładami ubezpieczeniowymi i asekuracyjnymi. W wyniku wejścia w życie zapisów ustawy z dnia 7 III 1950 r. urząd przekształcony został w Ministerstwo Finansów. Kancelaria Ministerstwa Skarbu przeszła typową drogę dla kancelarii centralnych urzędów państwowych tego okresu. W latach 1944–1946 opierała się na rejestracji pism w dzienniku podawczym ze skorowidzami, zaś od 1947 r. na rejestracji pism w pomocy ewidencyjnej, nazwanej kontrolą ruchu akt (prowadzonej w sposób analogiczny, jak typowy dziennik podawczy). Do przechowywania akt spraw zakończonych służył rzeczowy plan akt. Z początkiem 1949 r. w jednej komórce organizacyjnej Ministerstwa podjęto próbę oznaczania i rejestracji wpływającej korespondencji w oparciu o strukturalny niejednolity rzeczowy wykaz akt, przy jednoczesnym dalszym przechowywaniu akt spraw zakończonych zgodnie z planem akt. Przyczyny niepowodzenia próby reformy metod pracy biurowej Ministerstwa Skarbu były również podobne do analogicznych prób, podejmowanych w innych urzędach centralnych tego okresu. Leżały w częstych zmianach struktury organizacyjnej urzędu oraz niechęci personelu do wdrożenia nowego systemu pracy kancelaryjnej, co z kolei wynikało z niskich kwalifikacji tegoż personelu Ministerstwa i niedostatecznego systemu praktycznych szkoleń wewnętrznych.
The article discusses the history and contents of the collection of technical documentation from years 1919–1939, which is a part of the fonds of the Ministry of Internal Affairs in Warsaw 1919–1939 ...stored in the Central Archives of Modern Records. This collection consists of documentation of building designs (1645 inventory records) and sewage system and waterworks designs (237 records), located on the territory of interwar Poland.
W maju 1951 r. zatwierdzona została uchwała Prezydium Rządu w sprawie gospodarki makulaturą, której zapisy w znacznej mierze odnosiły się do urzędów administracji państwowej. Rozwinięciem uchwały ...rządowej były wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z lutego 1952 r. w sprawie trybu postępowania przy przekazywaniu akt urzędów i instytucji państwowych na makulaturę. Artykuł prezentuje wymienione wyżej normatywy, próbę ich wdrożenia oraz skutki nowego stanu prawnego dla mechanizmu brakowania dokumentacji niearchiwalnej na przykładzie Ministerstwa Leśnictwa w Warszawie.
W efekcie w składnicy akt Ministerstwa przeprowadzono podział akt na kategorie A oraz B, następnie przygotowano stosowne spisy akt przeznaczonych na brakowanie i wystąpiono do właściwych władz archiwalnych o wydanie zgody na przekazanie ich na makulaturę. Niestety, proces ten objął tylko niewielkie ilość dokumentacji niearchiwalnej z zasobu składnicy akt Ministerstwa, a do selekcji archiwaliów resortu powrócono dopiero po kilku latach (być może z powodu trudności w prawidłowej kwalifikacji poszczególnych materiałów do kategorii A bądź B, o czym świadczyły protokoły z kontroli przebiegu takiej kwalifikacji).
Artykuł omawia dzieje oraz zawartość kolekcji dokumentacji technicznej z lat 1919–1939, wchodzącej w skład przechowywanego w zasobie Archiwum Akt Nowych zespołu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w ...Warszawie 1918–1939. Kolekcja ta obejmuje dokumentację projektów budowlanych (w sumie 1645 jednostek inwentarzowych) oraz projektów instalacji kanalizacyjnych i wodociągowych (237 jednostek), zlokalizowanych na obszarze Polski międzywojennej.
W kancelariach, archiwach historycznych i bieżących coraz powszechniej stosowane są usprawniające pracę urządzenia techniczne oraz komputery zaopatrzone w wyspecjalizowane oprogramowanie. I jest to ...proces naturalny, któremu nie należy się dziwić ani jakikolwiek sposób przeciwdziałać. Jednak wszelkie nowinki techniczne z jednej strony ułatwiają pracę bieżącą, z drugiej natomiast stwarzają realne zagrożenia. Myślę, iż największym z nich jest zwyczajne „zachłyśnięcie się” nimi, czasami wręcz na zasadzie samej „sztuki dla sztuki”. Bez uprzedniego należytego przetestowania danego systemu, bez uprzedniej modyfikacji obowiązujących przepisów metodycznych. Przykładem są urządzenia i oprogramowanie do masowej digitalizacji dokumentów papierowych i udostępniania w sieciach internetowych, stosowane obecnie masowo: nawet w stosunku do całych, dużych rozmiarowo zespołów i zbiorów archiwalnych. Tylko czy po zeskanowaniu i udostępnieniu przez internet dokumentów z wszystkich teczek jakiegoś zespołu czy zbioru, stopień jego wykorzystania wzrośnie? Wydaje mi się, iż nadal bardziej przydatne dla badaczy są naukowo opracowane wybory źródeł – przygotowane w postaci tradycyjnych publikacji książkowych oraz prezentacji multimedialnych. Niezwykle starannego przygotowania wymagają także bazy danych. Powinny być przyjazne dla korzystających z zasobu archiwów państwowych oraz dla samych archiwistów – stanowić rzeczywistą pomoc informacyjną dla użytkowników. Dlatego archiwiści powinni wykorzystywać wszelkie zdobycze postępu technicznego, ale jako narzędzia pomocnicze w pracy bieżącej i z jednoczesnym poszanowaniem teorii i metodyki archiwalnej w zakresie gromadzenia, opracowywania i udostępniania archiwaliów papierowych. Metodyka ta musi być oczywiście odpowiednio modyfikowana, ale bardziej na zasadzie ewolucji niż rewolucji, przekreślającej cały dotychczasowy dorobek naukowy wielu pokoleń archiwistów polskich.
PDF
