Če želijo podjetja ostati konkurenčna na trgu se morajo aktivno ukvarjati z digitalizacijo procesov in poiskati procese v podjetjih, ki so zamudni in jih nadomestiti z digitalnimi različicami, hkrati pa poskrbeti, da proces ustreza vsem potrebnim standardom in zakonom. Karna (2016) opredeljuje poslovni proces kot niz dejavnosti s specifičnim vložkom na začetku in rezultatom na koncu procesa. Nadalje digitalizacijo poslovnega procesa definira kot pretvorbo niza analognih vhodov in izhodov procesa v elektronske ali digitalne ter navaja, da sta za uspeh ključna jasna vizija in natančno opredeljen strateški načrt. V splošnem digitalizacija pomeni podporo poslovnemu procesu s pomočjo razpoložljivih informacijskih tehnologij (Toman, 2018). Ensiger s soavtorji (2016) vidijo digitalizacijo predvsem kot podporo za doseganje višje učinkovitosti, boljše dobičkonosnosti in produktivnosti ter kot pomoč pri zniževanju stroškov poslovanja. Koščak (2017) pravi, da je namen digitalizacije odpraviti ponavljajoče se naloge zaposlenih in jim tako omogočiti opravljanje nalog, ki so ključne za poslovanje podjetja. Organizacija Ernst & Young (2021) poudarja, da digitalizacija procesov ponuja nove načine in priložnosti za podjetja/banke in s tem konkurenčno prednost pred drugimi. Pomembno vlogo pri digitalni transformaciji imajo poslovne informacijske rešitve, s katerimi podjetja digitalizirajo svoje poslovne procese in delovne tokove. Najpomembnejše poslovne informacijske rešitve, ki se izvajajo v podjetjih, so (Sternad Zabukovšek idr., 2020): rešitve ERP (Enterprise Resource Planning), rešitve CRM (Customer Relationship Management), rešitve SCM (Supply Chain Management), DMS (Document Management System), rešitve BPM (Business Process Management), rešitve HRM (Human Resource Management), rešitve MES (Manufacturing Execution System) itd. Klasično upravljanje dokumentov ne more slediti potrebam trga, če želimo imeti agilno in sodobno podjetje. Zato morajo podjetja zaposlenim ponuditi rešitev, ki jim bo omogočala skrbno hranjenje in arhiviranje dokumentacije, hkrati pa jim dati dovolj časa za opravljanje glavnih dnevnih nalog. DMS ni le praktična programska aplikacija, ampak omogoča predvsem digitalizacijo poslovnih procesov. Podjetja, ki uporabljajo DMS imajo sledeče prednosti: implementirajo digitalne procese, avtomatizirajo poteke dela, omogočijo odločitve, ki temeljijo na podatkih, povečajo učinkovitost in prilagodljivost ter zagotovijo podatkovno in pravno varnost (Easy Software, 2020). Kot vsi vemo, upravljanje dokumentov ne vpliva le na delovne tokove v podjetjih, prihranke in prilagajanje potrebam trga, ampak vpliva tudi na okolje (Docxellent, 2019). Vpliv proizvodnje papirja in uporabe papirja v vsakdanjem poslovanju je v preteklih letih zelo obremenil okolje. Zato je uporaba DMS danes že skoraj obvezna programska oprema vsakega podjetja, če želi biti konkurenčno na trgu in je zagotovo dober korak v pravo smer. Dognanja iz teoretičnega dela in empirične raziskave bodo podjetjem omogočila boljšo pripravo na uvedbo DMS (upoštevajoč zrelost, KDU, stopnjo družbene odgovornosti in trajnostnega razvoja), naprednejšo uporabo DMS ter s tem višjo učinkovitost in uspešnost podjetij, kakor tudi zaprla vrzel glede delno uspešnih oziroma neuspešnih uvedb DMS.