Važan segment elektroničkog poslovanja jest upravljanje dokumentima
i drugim informacijskim sadržajima koji nastaju ili se koriste u poslovanju. U članku se daje kratak pregled utjecaja oblika i ...tehnologije
izrade i korištenja dokumenata na organizaciju poslovnog procesa, s naglaskom na elektroničke dokumente, odnosno informacijske i poslovne sustave u kojima se oni pojavljuju. Izlažu se osobitosti elektroničkog spisovodstvenog sustava, kao podrške elektroničkom poslovanju, i analiziraju poslovni, pravni i informacijski zahtjevi koji se postavljaju pred elektronički spisovodstveni sustav. Uz ocjenu postojećeg sustava uredskog poslovanja i upravljanja spisima u javnoj upravi u Hrvatskoj u članku se posebno obrađuje pitanje spisovodstvene
i dokumentacijske podrške uvođenju elektroničke uprave.
Razvojem Interneta i naročito elektroničkog poslovanja potaknut je razvoj standarda i tehnologija čiji je predmet definicija formata i svojstava dokumenta. Radi se o sada već zrelim tehnologijama ...koje pokrivaju cjelokupno područje tradicionalnog uredskog poslovanja, odnosno upravljanja dokumentima, i funkcionalno ga nadograđuju, određujući njegov tehnološki, ali ništa manje i konceptualni okvir. Sheme metapodataka za upravljanje dokumentima koje su razvijene, susreću se u otvorenom okruženju s modelima podataka poslovnih i informacijskih sustava u kojima se odvija dio tradicionalnih spisovodstvenih funkcija. Kako su svojstva dokumenata ovisna o načinu na koji ih oblikuju i njima rukuju ovi sustavi, cjelovit spisovodstveni sustav i shema metapodataka koju on podrazumijeva zasniva se na integraciji i povezivanju modela podataka u distribuiranom sustavu. Pojavljuje se sve više različitih shema koje su specifične za određenu domenu primjene ili za pojedinu instituciju. Kako unificiranje i stvaranje višenamjenskih kompleksnih shema nisu mogući, no problem uskladivosti se pokušava odgovoriti razvojem modularnih shema i definiranjem pravila interoperabilnosti. Modularna gradnja sustava metapodataka u spisovodstvu pretpostavlja, pored interoperabilnosti i određenog stupnja semantičke usklađenosti, i precizno definiranje funkcije pojedine sheme koja je ugrađena u sustav. Konkretni odgovori na ovo pitanje ovise o razvoju okruženja, kao što je RDF specifikacija, koje omogućuju integraciju modularnih shema.
Pravni i upravni položaj arhivskih ustanova bio je predmet upitnika kojeg je pokrenuo Odbor za koordinaciju europskog programa MAV-a, a vodio ga je Hrvatski državni arhiv. Svrha je upitnika bila ...istražiti položaj javnih arhivskih ustanova u europskim zemljama, stupanj njihove autonomije u zaštiti spisa kao svjedočanstva o djelovanju javne uprave i u olakšavanju dostupnosti gradiva. Cilj je prvenstveno bio prikupiti podatke o formalnoj organizaciji arhivskog sustava, s naglaskom na onoj razini gdje će kontakt između arhiva i vlade vjerojatno biti najosjetljiviji i najpodložniji raznolikim interpretacijama i pogledima na ulogu arhiva u društvu. Također se tražila informacija o raspodjeli odgovornosti između arhivskih i 'nearhivskih' institucija. Stupanj centralizacije arhivske službe je prepoznat i kao čimbenik koji može utjecati na položaj arhiva unutar uprave.
