DAPA u okviru svojih djelatnosti obavlja sve stručne poslove vezane uz arhivsko gradivo. Jedan od navedenih poslova je vođenje arhivskih evidencija. Uvidom u evidencije dobivaju se sve informacije vezane uz arhivsko gradivo koje se čuva u DAPA. S poslovima vođenja evidencija započinje se još u šezdesetim godinama prošlog stoljeća. Evidencije su se vodile u konvencionalnom obliku, odnosno ručnim unosom podataka u knjige. Pojavom osobnih računala i njihovom sve većom uporabom, već se u devedesetima pokušalo uvesti informatizirani način vođenja evidencija. Gledalo se iskoristiti prednosti informatizacije budući da se uporabom računalnih tehnologija brže dolazilo do traženih informacija i stvaralo puno manje papirologije. Novim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima iz 1997. i Pravilnikom o evidencijama u arhivima iz 2002. godine (i njihovim kasnijim izmjenama i dopunama) propisano je vođenje svih službenih evidencija u arhivu, a po prvi puta je propisan i način vođenja evidencija u elektroničkom obliku. Zbog više objektivnih razloga, poslovi vođenja evidencija u DAPA u skladu s novim propisima započinju tek 2004. godine. Uz evidencije koje su se i dalje vodile u konvencionalnom obliku, pokušalo se iskoristiti sve podatke koji su se radom na različitim poslovima evidentiranja već nalazili u elektroničkom obliku. Narednih godina su se skoro sve evidencije vodile u elektroničkom obliku. Godine 2011. započinje razvoj aplikacije »EVIDiS« za centralizirano vođenje svih evidencija. Odlučeno je da se aplikacija izradi na način da podaci u evidencijama budu dostupni preko mrežnih stranica budući da djelatnici DAPA rade u više zgrada. Odabir otvorenih tehnologija pri izradi aplikacije pružio je niz prednosti, a smanjili su troškove izrade i kasnijeg održavanja. Aplikacija »EVIDiS« omogućava vođenje svih evidencija u skladu s trenutnom zakonskom regulativom. Danas se i dalje ažurno vode sve propisane evidencije i pomoćne evidencije, a retroaktivno se unose podaci temeljem dokumentacije koja se prikuplja kontinuirano. In the course of its activities, DAPA performs all professional services related to archival material. One of such tasks is keeping archive records. All information related to archival material kept in DAPA can be obtained by inspecting these records. The records keeping services were introduced as early as in the 1960s. Records were kept conventionally, based on manual entry of data into books. Folloing the appearance of personal computers and their increasing use, attempts towards a computerized way of keeping records were made in the 1990s. Endeavours were made to take advantage of the benefits of computerization, as using computer technology provided a faster way to access required information and created much less paperwork. The new 1997 Archives and Archival Institutions Act and the 2002 Ordinance on Record Keeping in Archives (and their subsequent amendments) prescribed the keeping of all official records in the archives, and for the first time the keeping of records in electronic form was laid down. Due to several objective reasons, DAPA started records keeping operations in accordance with the new regulations only in 2004. Along with records keeping that continued to be in the conventional form, endeavourse were made to use all the information that was already made in electronic form as part of different recording. In subsequent years, almost all records were kept in electronic form. The year 2011 saw the commencement of development of the “EVIDiS” application for the centralized keeping of all records. It was decided that the application should be made so that data about the records can be accessed through the web pages considering that DAPA employees work in multiple buildings. The choice of open technologies in designing the application has provided a number of benefits, reducing the cost of production and subsequent maintenance. The “EVIDiS” application allows to keep all records in accordance with current legal regulations. Today, all prescribed records and ancillary records are maintained up-to-date, whil data is entered retrospectively based on the documentation that is continuously collected. L’ASP/DAPA, nell’ambito delle sue attività, esegue tutti i lavori tecnici relativi al materiale archivistico. Tra i lavori citati c’è anche la registrazione archivistica. Consultando i registri cronologici si ricavano tutte le informazioni relative al materiale archivistico conservato nell’ASP. L’inizio delle registrazioni archivistiche risale già agli anni 60 dello scorso secolo. La registrazione veniva effettuata in modo convenzionale, valle a dire tramite l’inserimento manuale dei dati nei libri. Con l’arrivo dei computer personali e con la loro diffusione, già negli anni 90 c’è stato un tentativo di introdurre il metodo computerizzato nella registrazione. Si è cercato di usare i vantaggi dell’informatizzazione dato che con l’utilizzo di tecnologie informatiche l’accesso alle informazioni richieste era più veloce e si risparmiava un sacco di scartoffie. Con la nuova Legge sul materiale archivistico e sugli archivi del 1997 e con il Regolamento sulle registrazioni negli archivi del 2002 (e con le successive modifiche e aggiunte) sono state definite le modalità per effettuare tutte le registrazioni ufficiali nell’archivio, e per la prima volta sono state definite le modalità per effettuare le registrazioni in forma elettronica. Per vari motivi oggettivi, i lavori di registrazione nell’ASP in conformità ai nuovi regolamenti iniziano appena nel 2004. Oltre alle registrazioni che venivano effettuate ancora in modo convenzionale, si è cercato di utilizzare tutti i dati emersi da diversi lavori di registrazione che erano già in forma elettronica. Negli anni successivi quasi tutte le registrazioni venivano effettuate in modo elettronico. Nel 2011 inizia lo sviluppo dell’applicazione „EVIDiS“ per l’effettuazione della registrazione centralizzata. È stato deciso di creare l’applicazione che rendesse disponibile i dati nelle registrazioni tramite il sito web dato che i dipendenti dell’ASP lavorano in strutture diverse. La scelta delle tecnologie aperte nella creazione dell’applicazione ha prodotto molti vantaggi ed ha diminuito le spese nella realizzazione e nella successiva manutenzione. L’applicazione „EVIDiS“ rende possibile l’amministrazione di tutte le registrazioni in conformità alle regolative vigenti. Oggi continuano ad effettuarsi regolarmente tutte le registrazioni previste nonché quelle ausiliari, e, in modo retroattivo, vengono inseriti i dati in base alla documentazione che viene raccolta continuamente.